Un evento di inclusione comunitaria è un'attività organizzata che consente alle persone con disabilità di partecipare pienamente. Questi eventi promuovono la consapevolezza e l'accettazione, dando alle persone con disabilità fiducia e un senso di appartenenza. Autism New Jersey è orgogliosa di sostenere questi eventi nell'ambito del nostro impegno per la costruzione di comunità più amichevoli con l'autismo in tutto lo Stato. Ci auguriamo che questa guida aiuti i membri della comunità a pianificare eventi in cui le persone con autismo e altre disabilità si sentano accolte e supportate.
Ecco 10 passaggi per aiutarti a pianificare il tuo prossimo evento di inclusione nella comunità:
1 | Riunione di contributo della comunità
Raccogliere informazioni direttamente dalla comunità per garantire che l'evento rispecchi le sue esigenze e priorità.
- Organizza un incontro (di persona o virtuale) con le famiglie, gli auto-rappresentanti, i fornitori di servizi e altre parti interessate.
Poniti domande guida:
- Le famiglie preferiscono un evento basato sull'esperienza o una festa in stile carnevalesco?
- Quali informazioni e risorse sono più preziose per loro?
- Quali barriere devono affrontare (trasporti, orari, esigenze sensoriali, accessibilità)?
- Quali accorgimenti migliorerebbero la partecipazione (aree tranquille, meno folla, intrattenimento sensoriale, periodo dell'anno, ora del giorno, giorno della settimana)?
- Documentare tutti i feedback e utilizzarli come base per la pianificazione dell'evento.
2 | Pianificazione di spazi e sedi
Scopo: Assicurati una sede inclusiva, accessibile e adatta.
- Scegliere una sede che sia a una distanza di viaggio ragionevole per la popolazione target.
Assicurarsi che lo spazio consenta:
- un'area attività (giochi, intrattenimento, divertimento per la famiglia)
- un'area per i fornitori di risorse (tabelle per fornitori statali/locali, organizzazioni)
- uno spazio tranquillo/sensoriale (attività rilassanti, area a bassa stimolazione, se possibile con personale)
- una zona pranzo/ristorazione
- accessibilità (conforme agli standard ADA, parcheggio, servizi igienici, segnaletica chiara)
- una data di scadenza o un piano alternativo se l'evento si svolge all'aperto
3 | Accomodamenti sensoriali
Missione: Creare un ambiente in cui i giovani con disabilità intellettive e dello sviluppo (IDD) si sentano a proprio agio e supportati.
- Offrire un'area tranquilla o un ingresso anticipato prima che si formi la folla.
- Fornire postazioni sensoriali con attività rilassanti (giocattoli antistress, colorare, luci soffuse).
- Riproduci musica a volume appropriato.
- Aggiungere attività coinvolgenti durante la coda d'attesa.
- Offrire mappe/guide sensoriali e creare narrazioni sociali da distribuire.
4 | Fornitori e fornitori di servizi
Missione: Riunire risorse e attività di qualità, adatte all'IDD.
Fornitori compatibili con IDD:
- Selezionare fornitori con esperienza o che abbiano dimestichezza con le persone con disabilità intellettiva.
- Si consiglia di assumere fornitori che si autopromuovano per i servizi richiesti durante l'evento.
- Assicurarsi che i fornitori rispettino il budget e siano chiaramente informati sulle aspettative.
Fornitori di risorse:
- Includere sia i fornitori di servizi a livello locale che statale.
- Contattateli almeno due mesi prima per massimizzare la partecipazione.
- Contatta i fornitori che non rispondono settimanalmente/bisettimanalmente, anche telefonicamente se necessario.
Coordinamento dei fornitori:
- Invia un'e-mail con i "Dettagli del fornitore" con i dettagli dell'evento (data, ora, parcheggio, informazioni su allestimento/smontaggio, alloggi, cosa viene fornito, ecc.).
- Verificare il numero del personale per un conteggio accurato dei pasti e dei posti a sedere.
5 | Attività e intrattenimento
Scopo: Offrire opzioni accessibili, piacevoli e adatte allo sviluppo.
- Pianificare attività flessibili, coinvolgenti e adatte ai diversi livelli di sviluppo.
- Offri più livelli di partecipazione (da semplice a più avanzato).
- Garantire istruzioni chiare e libertà di scelta.
- Dare priorità ad attività divertenti che favoriscano l'inclusione e il coinvolgimento, secondo i ritmi di ogni famiglia.
6 | Marketing e sensibilizzazione
Missione: Raggiungere efficacemente famiglie, fornitori e membri della comunità.
Progettazione del volantino:
- Includi dettagli chiari sull'evento (data, ora, luogo, informazioni sull'accessibilità, modalità di registrazione).
Strategia di distribuzione:
- Condividere i volantini settimanalmente sui social media a partire da un mese prima dell'evento.
- Distribuire agli stakeholder organizzativi, ai fornitori di servizi locali/statali, ai distretti scolastici, ai consigli scolastici, alle singole scuole e alle biblioteche.
- Incoraggiare i fornitori e i partner a condividere i volantini con le loro reti.
Utilizzare più canali di comunicazione:
- E-mail e newsletter elettroniche
- Post sui social media
- Bacheche comunitarie
- Mezzi di informazione online, ecc.
7 | Creazione e gestione della registrazione
Scopo: Per garantire un'esperienza fluida dell'evento sia per le famiglie che per gli organizzatori, è essenziale creare una semplice procedura di registrazione online.
Platform:
- Utilizza qualsiasi piattaforma di email marketing e marketing digitale (come Constant Contact) per progettare un modulo di registrazione che rimandi direttamente al volantino dell'evento e alla landing page del sito web.
- Includere un codice QR su tutti i volantini e sui materiali digitali in modo che le famiglie possano accedere facilmente al modulo e gli organizzatori possano monitorare le registrazioni e le presenze.
Campi di registrazione consigliati:
- Nome completo del contatto principale
- Numero totale di adulti presenti
- Numero totale di bambini/ragazzi frequentanti
- Fascia d'età dei giovani (facoltativa ma utile per pianificare le attività)
- Contea e città di residenza
- Indirizzo email (per conferme e aggiornamenti)
- numero di telefono (facoltativo)
- Eventuali adattamenti per l'accessibilità o per i sensori necessari
- Come la famiglia ha saputo dell'evento (per la valutazione di marketing)
Suggerimenti per l'accessibilità e il monitoraggio:
- Assicurati che il modulo sia ottimizzato per i dispositivi mobili e accessibile tramite screen reader.
- Abilita le email di conferma automatiche e i messaggi di promemoria.
- Utilizza analisi integrate nella tua piattaforma di email marketing e marketing digitale preferita per monitorare le iscrizioni in base alla posizione o alla fonte (codice QR, link, email).
- Consentire alle famiglie di aggiornare o annullare la propria registrazione per mantenere i conteggi accurati.
8 | Budgeting
Missione: Garantire la fattibilità finanziaria e la sostenibilità dell'evento.
Crea un budget che comprenda:
- noleggio locali e permessi
- venditori e intrattenimento
- sistemazioni sensoriali e di accessibilità
- materiali di marketing (volantini, stampa, omaggi, promozioni, ecc.)
- pasti/spuntini per venditori e partecipanti (se inclusi)
- imprevisti
Ove possibile, cercare sponsorizzazioni, donazioni o sovvenzioni per compensare i costi.
9 | Esecuzione del giorno dell'evento
Missione: Garantire un'implementazione fluida e un'esperienza positiva per tutti i partecipanti.
Assegnare personale/volontari ad aree chiave:
- tavolo del check-in
- navigazione del fornitore
- supporto sensoriale
- supervisione delle attività
- tabella delle informazioni sull'organizzazione
Crea uno spazio di facile navigazione con la possibilità di ricevere feedback:
- Delimitare chiaramente gli spazi (area attività, spazio sensoriale/tranquillo, area risorse, servizi igienici).
- Fornire mappe/guide sensoriali all'ingresso e creare narrazioni sociali.
- Mantenere una comunicazione aperta con i fornitori e il personale durante tutto il giorno.
- Fornire acqua ai venditori, sui loro tavoli o in un'area designata.
- Raccogliere feedback da partecipanti e fornitori per migliorare gli eventi futuri.
10 | Follow-up post-evento
Missione: Rafforzare la fiducia della comunità e migliorare gli eventi futuri.
- Invia biglietti di ringraziamento a fornitori, volontari e partecipanti.
- Condividi i momenti salienti sui social media con foto e citazioni (con autorizzazione).
- Condurre un sondaggio di feedback con le famiglie e i fornitori.
- Esaminare i dati relativi al budget e alle presenze per pianificare al meglio il prossimo evento.