Un événement d'inclusion communautaire est une activité organisée qui permet aux personnes en situation de handicap de participer pleinement. Ces événements favorisent la sensibilisation et l'acceptation, tout en renforçant la confiance en soi et le sentiment d'appartenance des personnes concernées. Autism New Jersey est fier de soutenir ces événements, conformément à son engagement de bâtir des communautés plus inclusives pour les personnes autistes dans tout l'État. Nous espérons que ce guide aidera les membres de la communauté à organiser des événements où les personnes autistes et les personnes en situation de handicap se sentent accueillies et soutenues.
Voici 10 étapes pour vous aider à planifier votre prochain événement d'inclusion communautaire :
1 | Réunion de consultation communautaire
Recueillez directement les avis de la communauté pour vous assurer que l'événement reflète ses besoins et ses priorités.
- Organisez une réunion (en personne ou virtuelle) avec les familles, les personnes en situation de handicap, les prestataires de services et les autres parties prenantes.
Poser des questions directrices :
- Les familles préfèrent-elles un événement axé sur l'expérience ou une fête de style carnaval ?
- Quelles informations et ressources leur sont les plus précieuses ?
- Quels obstacles rencontrent-ils (transport, horaires, besoins sensoriels, accessibilité) ?
- Quels aménagements permettraient d'améliorer la participation (zones calmes, réduction du nombre de participants, animations adaptées aux personnes ayant des troubles sensoriels, période de l'année, heure de la journée, jour de la semaine) ?
- Consignez tous les commentaires et utilisez-les comme base pour la planification de l'événement.
2 | Planification des lieux et des espaces
Objectif : Trouver un lieu inclusif, accessible et adapté.
- Choisissez un lieu situé à une distance raisonnable de la population cible.
Assurez-vous que l'espace permette :
- un espace d'activités (jeux, divertissements, loisirs en famille)
- un espace réservé aux fournisseurs de ressources (tables pour les prestataires et organisations étatiques/locales)
- un espace calme/sensoriel (activités apaisantes, zone à faible stimulation, avec du personnel si possible)
- un espace repas/rafraîchissements
- accessibilité (conforme aux normes ADA, parking, toilettes, signalétique claire)
- une date de report ou un plan B si l'événement a lieu en extérieur
3 | Aménagements sensoriels
InteretCréer un environnement où les jeunes ayant une déficience intellectuelle ou un trouble du développement (DI/TD) se sentent à l'aise et soutenus.
- Proposez un espace calme ou une entrée anticipée avant l'arrivée des foules.
- Aménagez des espaces sensoriels proposant des activités apaisantes (jouets anti-stress, coloriage, éclairage doux).
- Diffusez de la musique à un volume approprié.
- Ajoutez des activités attrayantes pour la file d'attente.
- Proposer des cartes/guides sensoriels et créer des récits sociaux à diffuser.
4 | Vendeurs et prestataires de services
InteretRassembler des ressources et des activités de qualité, adaptées aux personnes ayant une déficience intellectuelle.
Fournisseurs adaptés aux personnes ayant une déficience intellectuelle :
- Sélectionnez des fournisseurs expérimentés ou à l'aise pour travailler avec des personnes présentant une déficience intellectuelle.
- Envisagez de faire appel à des prestataires qui défendent leurs propres intérêts pour les services nécessaires lors de l'événement.
- Assurez-vous que les fournisseurs proposent des tarifs abordables et qu'ils soient clairement informés des attentes.
Fournisseurs de ressources :
- Inclure les prestataires de services locaux et étatiques.
- Contactez-les au moins deux mois à l'avance pour optimiser le taux de participation.
- Effectuer un suivi auprès des fournisseurs qui ne répondent pas, de façon hebdomadaire ou bihebdomadaire, par téléphone si nécessaire.
Coordination des fournisseurs :
- Envoyez un courriel intitulé « Détails du fournisseur » contenant les détails de l’événement (date, heure, stationnement, informations sur l’installation/le démontage, hébergement, ce qui est fourni, etc.).
- Confirmer le nombre de membres du personnel pour un décompte précis des repas et des places assises.
5 | Activités et divertissements
Objectif : Proposer des options accessibles, agréables et adaptées au développement de l'enfant.
- Planifiez des activités flexibles, attrayantes et adaptées aux différents niveaux de développement.
- Proposer plusieurs niveaux de participation (du plus simple au plus avancé).
- Veillez à donner des instructions claires et à laisser une liberté de choix.
- Privilégiez les activités ludiques qui favorisent l'inclusion et l'engagement au rythme de chaque famille.
6 | Marketing et sensibilisation
Interet: Atteindre efficacement les familles, les prestataires de soins et les membres de la communauté.
Conception de dépliants :
- Inclure des détails clairs sur l'événement (date, heure, lieu, informations d'accessibilité, modalités d'inscription).
Stratégie de distribution:
- Diffuser des flyers chaque semaine sur les réseaux sociaux à partir d'un mois avant l'événement.
- Diffuser auprès des parties prenantes de l'organisation, des prestataires de services locaux/étatiques, des districts scolaires, des conseils scolaires, des écoles individuelles et des bibliothèques.
- Encouragez les fournisseurs et les partenaires à diffuser les dépliants auprès de leurs réseaux.
Utilisez plusieurs canaux de communication :
- Courriels et infolettres
- Publications sur les réseaux sociaux
- Babillards communautaires
- Médias en ligne, etc.
7 | Création et gestion des inscriptions
Objectif : Pour garantir le bon déroulement de l'événement pour les familles comme pour les organisateurs, il est essentiel de mettre en place un processus d'inscription en ligne simple.
Pplateforme :
- Utilisez une plateforme de marketing par e-mail et de marketing numérique (telle que Constant Contact) pour concevoir un formulaire d'inscription qui renvoie directement vers le dépliant de l'événement et la page de destination du site Web.
- Incluez un code QR sur tous les dépliants et supports numériques afin que les familles puissent facilement accéder au formulaire et que les organisateurs puissent suivre les inscriptions et les présences.
Champs d'inscription recommandés :
- Nom complet du contact principal
- Nombre total d'adultes présents
- Nombre total d'enfants/jeunes participants
- Tranche d'âge des jeunes (facultatif, mais utile pour la planification des activités)
- Comté et ville de résidence
- Adresse e-mail (pour les confirmations et les mises à jour)
- Numéro de téléphone (facultatif)
- Toute accessibilité ou adaptation sensorielle nécessaire
- Comment la famille a entendu parler de l'événement (pour l'évaluation marketing)
Conseils pour l'accessibilité et le suivi :
- Assurez-vous que le formulaire est compatible avec les appareils mobiles et accessible aux lecteurs d'écran.
- Activer les e-mails de confirmation automatiques et les messages de rappel.
- Utilisez les outils d'analyse intégrés à votre plateforme de marketing par e-mail et de marketing numérique de choix pour suivre les inscriptions par emplacement ou source (code QR, lien, e-mail).
- Permettez aux familles de mettre à jour ou d'annuler leur inscription afin de garantir l'exactitude des décomptes.
8 | test
InteretGarantir la faisabilité financière et la pérennité de l'événement.
Élaborez un budget qui couvre :
- location de salle et permis
- vendeurs et divertissements
- aménagements sensoriels et d'accessibilité
- supports marketing (flyers, impressions, objets publicitaires, promotions, etc.)
- repas/collations pour les vendeurs et les participants (le cas échéant)
- provision pour frais imprévus
Recherchez des parrainages, des dons ou des subventions lorsque cela est possible afin de compenser les coûts.
9 | Exécution du jour de l'événement
InteretGarantir une mise en œuvre sans accroc et une expérience positive pour tous les participants.
Affecter du personnel/des bénévoles aux domaines clés :
- table d'enregistrement
- navigation des fournisseurs
- soutien sensoriel
- surveillance des activités
- tableau d'informations sur l'organisation
Créez un espace facile à naviguer offrant la possibilité de donner son avis :
- Délimiter clairement les espaces (zone d'activité, espace sensoriel/calme, zone de ressources, toilettes).
- Fournir des cartes/guides sensoriels à l'entrée et créer des récits sociaux.
- Maintenez une communication ouverte avec les fournisseurs et le personnel tout au long de la journée.
- Mettez de l'eau à disposition des vendeurs, soit sur leurs tables, soit dans un endroit désigné.
- Recueillir les commentaires des participants et des fournisseurs afin d'améliorer les événements futurs.
10 | Suivi post-événement
InteretRenforcer la confiance au sein de la communauté et améliorer les événements futurs.
- Envoyez des lettres de remerciement aux fournisseurs, aux bénévoles et aux participants.
- Partagez les moments forts sur les réseaux sociaux avec des photos et des citations (avec autorisation).
- Réalisez une enquête de satisfaction auprès des familles et des prestataires.
- Analyser les données budgétaires et de participation afin d'orienter la planification du prochain événement.