Un evento de inclusión comunitaria es una actividad organizada que permite la plena participación de las personas con discapacidad. Estos eventos fomentan la concienciación y la aceptación, a la vez que brindan confianza y un sentido de pertenencia a las personas con discapacidad. Autismo Nueva Jersey se enorgullece de apoyar estos eventos como parte de nuestro compromiso con la creación de comunidades más amigables con el autismo en todo el estado. Esperamos que esta guía ayude a los miembros de la comunidad a planificar eventos donde las personas con autismo y otras discapacidades se sientan bienvenidas y apoyadas.
Aquí hay 10 pasos para ayudarle a planificar su próximo evento de inclusión comunitaria:
1 | Reunión de aportes de la comunidad
Recopile información directamente de la comunidad para garantizar que el evento refleje sus necesidades y prioridades.
- Realice una reunión (en persona o virtual) con familias, autodefensores, proveedores de servicios y otras partes interesadas.
Haga preguntas orientadoras:
- ¿Las familias prefieren un evento basado en experiencias o una celebración estilo carnaval?
- ¿Qué información y recursos son más valiosos para ellos?
- ¿Qué barreras enfrentan (transporte, horarios, necesidades sensoriales, accesibilidad)?
- ¿Qué adaptaciones mejorarían la participación (áreas tranquilas, reducción de multitudes, entretenimiento sensorial, época del año, hora del día, día de la semana)?
- Documente todos los comentarios y utilícelos como base para la planificación del evento.
2 | Planificación del lugar y del espacio
Propósito: Asegurar una ubicación inclusiva, accesible y adecuada.
- Elija un lugar que se encuentre dentro de una distancia de viaje razonable para la población objetivo.
Asegúrese de que el espacio permita:
- un área de actividades (juegos, entretenimiento, diversión familiar)
- un área de proveedores de recursos (tablas para proveedores estatales/locales, organizaciones)
- un espacio tranquilo/sensorial (actividades relajantes, zona de baja estimulación, con personal si es posible)
- un área de comedor/refrigerios
- Accesibilidad (cumple con la ADA, estacionamiento, baños, señalización clara)
- Una fecha de lluvia o un plan alternativo si el evento es al aire libre
3 | Adaptaciones sensoriales
Propósito:Crear un entorno donde los jóvenes con discapacidades intelectuales y del desarrollo (IDD) se sientan cómodos y apoyados.
- Ofrezca un área tranquila o entrada temprana antes de que se formen multitudes.
- Proporcionar estaciones sensoriales con actividades relajantes (juguetes antiestrés, colorear, iluminación suave).
- Reproduzca música con un volumen apropiado.
- Agregue actividades atractivas en la fila de espera.
- Ofrecer mapas/guías sensoriales y crear narrativas sociales para su distribución.
4 | Proveedores y proveedores de servicios
Propósito:Reunir recursos y actividades de calidad y adaptados a las necesidades de las personas con IDD.
Proveedores que aceptan IDD:
- Seleccione proveedores que tengan experiencia o se sientan cómodos trabajando con personas con IDD.
- Considere contratar proveedores autogestores para los servicios necesarios en el evento.
- Asegúrese de que los proveedores se ajusten a su presupuesto y estén claramente informados sobre las expectativas.
Proveedores de recursos:
- Incluya proveedores de servicios tanto a nivel local como estatal.
- Contáctelos al menos dos meses antes para maximizar la asistencia.
- Realice un seguimiento semanal o quincenal de los proveedores que no responden, por teléfono si es necesario.
Coordinación de proveedores:
- Envíe un correo electrónico con “Detalles del proveedor” con los detalles del evento (fecha, hora, estacionamiento, información de instalación y desmontaje, alojamiento, lo que se proporciona, etc.).
- Confirmar el número de personal para garantizar que las comidas y los asientos estén correctos.
5 | Actividades y Entretenimiento
Propósito: Proporcionar opciones accesibles, agradables y apropiadas para el desarrollo.
- Planifique actividades que sean flexibles, atractivas y adaptadas a diferentes niveles de desarrollo.
- Ofrece múltiples niveles de participación (desde lo más simple hasta lo más avanzado).
- Garantizar instrucciones claras y libertad de elección.
- Priorice actividades divertidas que fomenten la inclusión y la participación al ritmo de cada familia.
6 | Marketing y Difusión
Propósito:Llegar eficazmente a las familias, proveedores y miembros de la comunidad.
Diseño de volante:
- Incluya detalles claros del evento (fecha, hora, ubicación, información de accesibilidad, cómo registrarse).
Estrategia de distribución:
- Comparta folletos semanalmente en las redes sociales comenzando un mes antes del evento.
- Distribuir a partes interesadas de la organización, proveedores de servicios locales y estatales, distritos escolares, juntas de educación, escuelas individuales y bibliotecas.
- Incentive a los proveedores y socios a compartir folletos con sus redes.
Utilice múltiples canales de comunicación:
- Correo electrónico y boletines electrónicos
- Publicaciones en redes sociales
- tablones de anuncios de la comunidad
- Medios de comunicación en línea, etc.
7 | Creación y gestión de registros
Propósito: Para garantizar una experiencia de evento fluida tanto para las familias como para los organizadores, es esencial crear un proceso de registro en línea simple.
Pplataforma:
- Utilice cualquier plataforma de marketing por correo electrónico y marketing digital (como Constant Contact) para diseñar un formulario de registro que se vincule directamente al folleto del evento y a la página de inicio del sitio web.
- Incluya un código QR en todos los folletos y materiales digitales para que las familias puedan acceder fácilmente al formulario y los organizadores puedan rastrear el registro y la asistencia.
Campos de registro recomendados:
- Nombre completo del contacto principal
- Número total de adultos asistentes
- Número total de niños/jóvenes asistentes
- Rango de edad de los jóvenes (opcional pero útil para planificar actividades)
- Condado y ciudad de residencia
- Dirección de correo electrónico (para confirmaciones y actualizaciones)
- numero de teléfono (opcional)
- Cualquier adaptación de accesibilidad o sensorial necesaria
- Cómo se enteró la familia del evento (para evaluación de marketing)
Consejos de accesibilidad y seguimiento:
- Asegúrese de que el formulario sea compatible con dispositivos móviles y con lectores de pantalla.
- Habilite correos electrónicos de confirmación automáticos y mensajes recordatorios.
- Utilice análisis integrados en su plataforma de marketing por correo electrónico y marketing digital de elección para monitorear los registros por ubicación o fuente (código QR, enlace, correo electrónico).
- Permitir que las familias actualicen o cancelen su registro para mantener los recuentos precisos.
8 | Presupuesto
Propósito:Garantizar la viabilidad financiera y sostenibilidad del evento.
Construya un presupuesto que cubra:
- alquiler del local y permisos
- vendedores y entretenimiento
- adaptaciones sensoriales y de accesibilidad
- materiales de marketing (folletos, impresión, obsequios, promoción, etc.)
- Comidas/refrigerios para vendedores y participantes (si están incluidos)
- contingencia para gastos inesperados
Busque patrocinios, donaciones o subvenciones siempre que sea posible para compensar los costos.
9 | Ejecución del día del evento
Propósito:Garantizar una implementación sin problemas y una experiencia positiva para todos los participantes.
Asignar personal/voluntarios a áreas clave:
- mesa de facturación
- Navegación del proveedor
- apoyo sensorial
- supervisión de actividades
- tabla de información de la organización
Cree un espacio de fácil navegación con la oportunidad de recibir comentarios:
- Marque claramente los espacios (área de actividad, espacio sensorial/tranquilo, área de recursos, baños).
- Proporcionar mapas/guías sensoriales al ingresar y crear narrativas sociales.
- Mantener una comunicación abierta con los proveedores y el personal durante todo el día.
- Proporcionar agua a los vendedores, ya sea en sus mesas o en un área designada.
- Recopile comentarios de los asistentes y proveedores para mejorar eventos futuros.
10 | Seguimiento posterior al evento
Propósito:Fortalecer la confianza de la comunidad y mejorar los eventos futuros.
- Envíe notas de agradecimiento a proveedores, voluntarios y participantes.
- Comparte lo más destacado en las redes sociales con fotos y citas (con permiso).
- Realice una encuesta de retroalimentación con familias y proveedores.
- Revisar el presupuesto y los datos de asistencia para informar la planificación del próximo evento.